Der Weg durch den Flaschenhals - effektives Management von knappen Ressourcen

Ein effektives Management von limitierenden Faktoren Site0 von Paul Kuester (27.03.2018)
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Wenn Sie als Führungskraft mit dem Luxusproblem zu kämpfen haben, dass die Nachfrage nach Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung Ihre Kapazitäten übersteigt, dann ist es von großer Bedeutung, die Produktivität zu erhöhen und so effizient wie möglich zu gestalten. Ein effektives Management von limitierenden Faktoren, des Flaschenhalses oder Bottlenecks, ist der Schlüssel zum Erfolg.

Ist von Flaschenhälsen die Rede, stellen sich die allermeisten eine große Maschinenhalle vor, mit einer Reihe von aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten, welche an unterschiedlichen Geräten mit unterschiedlicher Kapazität vorgenommen werden. Dieses exemplarische Beispiel aus der Logistik ist im Dienstleistungssektor nur bedingt hilfreich. Während nämlich eine Maschine klare Daten über ihre Leistung und Kapazität liefert, so ist die wichtigste Ressource für Dienstleistungen oft der Mensch, der einiges komplizierter zu verstehen ist. Somit ist die erste Herausforderung für Bottleneck Management im Dienstleistungssektor, die Problemstelle überhaupt ausfindig zu machen, bevor man gezielte Schritte einleiten kann.

In einem modernen Dienstleistungsunternehmen sieht ein Flaschenhals ganz anders aus. Als Beispiel: Ein Projektbericht soll bis Freitag fertigstellt werden, damit er am Montag in einer Projektsitzung verwendet werden kann. Regelmäßig kommt es vor, dass Berichte oder andere Dokumente zu spät eingereicht werden, was den weiteren Verlauf des Projektes empfindlich verlangsamen kann. Geht es um die Bearbeitung von Kundenaufträgen, so geht wertvolle Zeit verloren. In diesem Fall ist das Ausfindigmachen der Problemstelle komplexer, da man nicht durch die Werkstatt gehen und überprüfen kann, bei welcher Maschine sich unerledigte Arbeit stapelt.

Was in dem Fall Abhilfe schaffen kann, ist eine effektive Personalplanungssoftware. Programme wie jenes der Firma Timewax zeigen Personalressourcen auf einen Blick. Dank Plantafeln und Zeitachsen können Sie auf einen Blick erkennen, welche personelle Ressource vielleicht überbelastet ist, beziehungsweise wo noch freie Kapazitäten bestehen. Ist ein Mitarbeiter in mehreren Projekten involviert und muss für jedes einzelne am selben Tag einen Bericht abliefern, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass hie und da Verspätungen entstehen.

Sobald Sie einen Flaschenhals identifiziert haben, geht es darum, die Effizienz dieser Stelle so gut wie nur möglich zu steigern, damit andere Glieder der Kette, die bislang auf Input der Bottleneck-Stelle warten müssen, wiederum ihre Kapazität besser ausschöpfen können. Dies ist auf mehrere Arten möglich:

Optimieren Sie die Prozesse am Flaschenhals. Sobald die betroffene Stelle ausgemacht ist, lohnt es sich, eine detaillierte Prozessanalyse durchzuführen. Wo besteht eventuell Optimierungspotenzial, das noch ausgenutzt werden könnte?

Verteilen Sie die Arbeitslast. Stehen anderswo Kapazitäten zur Verfügung, die nicht ausgelastet sind? Wenn sich die betroffene Aufgabe gut aufteilen lässt, dann können Sie mit dieser Methode die Arbeitslast auf mehrere Schultern verteilen.

Manchmal ist das aber möglich, wenn beispielsweise eine komplexe Aufgabe nur von einer bestimmten Fachperson oder Stelle bearbeitet werden kann. In dem Fall sollten Sie sicherstellen, dass keine Zeit mit anderen Arbeitsgängen verschwendet wird, welche umverteilt werden können. Inwieweit können einfache, repetitive Prozesse automatisiert werden, damit mehr Zeit für das Wesentliche verbleibt? Nutzen Sie ihre limitierende Ressource ausschließlich für Aufgaben, für die niemand anderes qualifiziert ist.

Bei maschinellen Ressourcen hört man oft den Vorschlag, die Zeit zu maximieren, während der die Ressource beansprucht wird. Das mag verführerisch sein, doch damit ist bei Mitarbeitern selbstverständlich höchste Vorsicht geboten. Längere Arbeitszeit löst das Problem nicht, sondern ist höchstens Symptombekämpfung und führt schnell zu großer Unzufriedenheit.

Dies ist die Kette für das Flaschenhals-Management: Identifikation, Prozessoptimierung, Kapazitätserhöhung, Arbeitserleichterung. Wurden alle diese Schritte durchgegangen, dann beginnt die Kette von Neuem. Haben die Maßnahmen ihre Wirkung erzielt? Wurde die Effizienz der betroffenen Stelle gesteigert? Wenn ja, dann hat sich der Flaschenhals womöglich an eine andere Stelle verschoben, und der gesamte Prozess beginnt bei dieser Stelle von vorne.

Bottleneck-Management ist eine kontinuierliche Aufgabe, welche konstant ausgeführt werden muss. Ob für interne oder externe Prozesse, optimale Produktivität muss das Ziel eines jeden Dienstleisters sein. Dass das in einer dicht vernetzten und komplexen Arbeitswelt ein Ding der Unmöglichkeit ist, sollte uns nicht davon abhalten, dieses Ziel anzustreben. Denn schlussendlich unterstützen und entlasten Sie damit auch Ihre Mitarbeiter und schaffen ein positives Arbeitsklima, in dem von überlasteten Personen nicht einfach mehr Arbeit gefordert wird, sondern wo diese aktiv unterstützt und gefördert werden.

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